Personne ne semble avoir compris les directives transmises plus tôt en réunion. Pourtant, votre briefing vous paraissait hyper clair. Légèrement découragée, vous désirez toutefois remédier à la situation. Voici 8 tactiques infaillibles pour mieux communiquer au travail et mobiliser vos collaborateurs.

On croit parfois que notre message est si limpide que nos collègues nous comprendront parfaitement et dans la seconde. La réalité est tout autre. Sur un message que l’on pense maîtriser à 100%: on en livre 80%, notre interlocuteur en entend 60%, en comprend 40% et n’en retient que 20%, selon le Guide de la communication.

Pensez-y un instant. Même lors d’une présentation ultra intéressante, vous ne pouvez pas retenir tous les propos du conférencier. Vous devez prendre une foule de notes pour arriver à en capter l’essentiel. Et si vous êtes chanceuse, vous détenez une copie imprimée de son exposé sur laquelle vous notez vos impressions.

Le même phénomène se présente en rencontre avec vos collègues. Il leur est souvent impossible de tout retenir du premier coup. Et c’est normal. Même si votre présentation vous semble claire, l’information ne l’est peut-être pas pour les autres. Votre message demeure non seulement teinté par votre non-verbal, mais aussi par les perceptions de vos collègues sur votre manière de communiquer.

Le réseau de connaissance et le cadre de référence de vos interlocuteurs (éducation, valeurs et croyances) influencera aussi la réception de votre message. Pour mieux communiquer, vous devez accepter toutes ces différences, faire preuve d’ouverture et ne rien prendre personnel.

8 tactiques infaillibles pour mieux communiquer

1. Ciblez vos messages clés prioritaires

Déterminez ce que vous voulez dire. Priorisez les messages les plus importants et faites-les ressortir dans votre présentation.

2. Livrez l’information la plus importante en premier

Captez l’attention de vos interlocuteurs dès les premières secondes. C’est à ce moment qu’ils seront le plus réceptifs et qu’ils retiendront l’information. Pas après dix minutes de blabla, lorsque leur attention se dirigera vers l’individu étrange qui passe devant la fenêtre.

3. Répétez, répétez, répétez

Si c’est vrai en publicité, c’est aussi vrai dans la vie de tous les jours. Vos messages clés doivent être répétés au moins trois fois pour en favoriser la rétention.

4. Reformulez dans d’autres mots

Afin d’éviter la redondance, mais surtout pour assurer la compréhension de votre message, vous reformulerez vos propos. Choisissez des termes simples et faciles à comprendre plutôt qu’un langage technique. Utilisez des synonymes, des métaphores ou des comparaisons pour illustrer les points forts à retenir.

Selon le Guide de la communication, 40% des gens sont visuels, 40% des auditifs et 20% des kinesthésiques (le ressenti). D’où l’importance de communiquer avec des mots, mais aussi avec des images.

5. Écoutez l’autre à 100%

Vient un temps pour parler et un temps pour écouter. Adoptez une attitude de soutien et d’ouverture lorsqu’un individu communique ses doutes ou ses incompréhensions. Concentrez-vous sur la personne qui s’exprime et décentrez-vous de votre propre performance.

N’essayez pas de réfuter chaque mot de votre interlocuteur pour insister sur votre point de vue. Il pourrait adopter une attitude défensive alors que vous désirez qu’il s’investisse dans votre projet et soit motivé à travailler avec vous.

6. Faites preuve de patience

Je sais. Vous êtes occupée et pressée. Ce serait plus simple si vous travailliez avec des robots, mais il s’agit d’humains devant vous. Alors prenez le temps de bien saisir les propos de vos interlocuteurs et faites preuve de patience.

Vous maîtrisez peut-être votre sujet, mais ce n’est pas nécessairement le cas de tous les gens autour de la table. Vous devez leur laisser le temps de s’approprier l’information et de l’expliquer dans leurs propres mots, même si ce ne sont pas exactement les vôtres. Si vous n’appréciez pas qu’on vous parle comme si vous étiez une imbécile, c’est aussi le cas de vos collaborateurs.

7. Questionnez et validez

Invitez vos collègues à s’exprimer et à dire ce qu’ils retiennent, dans un climat d’ouverture et de confiance mutuelle. Le but n’est pas de piéger vos interlocuteurs, mais de les inviter à clarifier ce qui semble abstrait ou encore flou pour eux. Précisez ce qui doit être réalisé, le rôle de chacun et vos attentes. Reformulez leurs propos au besoin pour vous assurer de bien comprendre leurs questionnements.

8. Donnez de la rétroaction positive

Faites preuve d’ouverture et gardez en tête que vos collaborateurs ne comprendront peut-être pas tout du premier coup. Donnez-leur du feedback positif lors de vos rencontres de suivi et rappelez-leur les autres aspects importants du projet à ne pas oublier. Réenlignez certains collaborateurs au besoin, sans adopter une attitude punitive ou diminutive. Vous désirez vous faire comprendre sans nécessairement vous mettre vos collègues à dos.


Bon succès!
Sabrina C. Professionnelle & Fabuleuse… en devenir!

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